Darf der Arbeitgeber die Lohnabrechnung elektronisch erteilen?
Ja. Nach der aktuellen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kann der Arbeitgeber die Entgeltabrechnung in einem passwortgeschützten digitalen Mitarbeiterpostfach bereitstellen. Eine Abrechnung auf Papier und eine individuelle Zustimmung des Arbeitnehmers sind grundsätzlich nicht erforderlich.
Online-Portal bei Lohnabrechnungen
Allerdings genügt nicht jedes beliebige Online-Portal. Der Arbeitnehmer muss über einen angemessenen Zeitraum auf ein unveränderbares Dokument zugreifen und dieses speichern oder ausdrucken können. Außerdem können Mitbestimmungs- und Datenschutzfragen zu beachten sein.
Autor dieses Beitrags
Rechtsanwalt Andreas Martin Fachanwalt für Arbeitsrecht in Berlin
Das Wichtigste vorab
Digitale Abrechnung ist zulässig: § 108 Abs. 1 GewO verlangt Textform, aber weder Papier noch eine Unterschrift.
Ein Mitarbeiterpostfach kann genügen: Das Portal muss die dauerhafte und unveränderte Wiedergabe ermöglichen.
Keine individuelle Zustimmung erforderlich: Das BAG verlangt grundsätzlich kein vorheriges Einverständnis des Arbeitnehmers.
§ 130 BGB ist nicht anwendbar: Die Entgeltabrechnung ist eine Wissenserklärung und muss nicht wie eine Willenserklärung zugehen.
Private Technik ist keine Voraussetzung: Ohne privates Endgerät muss eine zumutbare Einsichts- und Ausdrucksmöglichkeit bestehen.
Der Betriebsrat kann mitbestimmen: Ein digitales Mitarbeiterpostfach kann § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG unterliegen.
Wann muss eine Entgeltabrechnung erteilt werden?
Der Arbeitgeber muss bei Zahlung des Arbeitslohnes eine Abrechnung in Textform erteilen. Sie soll nachvollziehbar machen, für welchen Zeitraum und aus welchen Bestandteilen sich das gezahlte Arbeitsentgelt zusammensetzt.
Wann keine neue Abrechnung nötig ist
Eine weitere Abrechnung kann entbehrlich sein, wenn sich gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung keine maßgeblichen Angaben geändert haben. Es kommt nicht nur auf die Höhe des Bruttolohns an. Auch geänderte Zuschläge, Abzüge oder andere abrechnungsrelevante Daten können eine neue Abrechnung erforderlich machen.
Merksatz
Eine Lohnabrechnung muss der Arbeitgeber nicht erteilen, wenn
sich der Lohn vom Vormonat nicht geändert hat oder
kein Lohn gezahlt wurde.
§
Gesetzliche Grundlage
§ 108 GewO – Abrechnung des Arbeitsentgelts
Auszug aus Absatz 1: Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Die Abrechnung muss mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten.
Absatz 2: Die Verpflichtung zur Abrechnung entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben.
Wie darf die Abrechnung elektronisch erteilt werden?
§ 108 GewO verlangt Textform. Dies bedeutet, dass die Erklärung lesbar sein, den Arbeitgeber erkennen lassen und auf einem dauerhaften Datenträger zur Verfügung stehen muss. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht notwendig.
Anforderungen an das PDF
Ein PDF kann diese Anforderungen regelmäßig erfüllen. Bei einem digitalen Mitarbeiterpostfach kommt es darauf an, ob der Arbeitnehmer das Dokument während eines angemessenen Zeitraums aufrufen, speichern und unverändert wiedergeben kann.
Textform statt elektronischer Form
Der Ausdruck „elektronische Form“ ist juristisch missverständlich, weil § 126a BGB dafür besondere Anforderungen vorsieht. Bei der Entgeltabrechnung geht es regelmäßig um eine elektronische Erteilung in Textform nach § 126b BGB.
Welche Anforderungen muss das Mitarbeiterpostfach erfüllen?
Ein Portal ist nicht schon deshalb ausreichend, weil dort eine PDF-Datei angezeigt wird. Entscheidend ist die konkrete technische Ausgestaltung:
Anforderung
Bedeutung
Praktische Umsetzung
Individueller Zugriff
Nur der jeweilige Arbeitnehmer darf seine Abrechnung einsehen.
Persönliches Konto und Passwortschutz
Dauerhafter Datenträger
Das Dokument muss für einen angemessenen Zeitraum verfügbar bleiben.
Ausreichende Abrufdauer und Speichermöglichkeit
Unveränderte Wiedergabe
Der Arbeitgeber darf ein bereitgestelltes Dokument nicht nachträglich unbemerkt ändern.
Unveränderbare Datei, regelmäßig als PDF
Eigene Sicherung
Der Arbeitnehmer muss die Abrechnung aufbewahren können.
Download- und Druckmöglichkeit
Zumutbarer Zugang
Ein privates Endgerät darf nicht vorausgesetzt werden.
Einsicht und Ausdruck im Betrieb
Ob diese Voraussetzungen erfüllt sind, lässt sich nur anhand des tatsächlich eingesetzten Systems beurteilen. Die bloße Bezeichnung als „Mitarbeiterportal“ sagt darüber noch nichts aus.
Prüfung der digitalen Abrechnung
Die Prüfung lässt sich auf wenige aufeinanderfolgende Schritte reduzieren:
flowchart LR
A[Lesbares Dokument] --> B[Arbeitgeber erkennbar]
B --> C[Dauerhafter Datenträger]
C --> D[Individueller Zugriff]
D --> E[Speichern oder Drucken]
E --> F[Digitale Erteilung möglich]
style A fill:#eef4fa,stroke:#14386e
style B fill:#eef4fa,stroke:#14386e
style C fill:#fbf5e6,stroke:#b08d3f
style D fill:#eef4fa,stroke:#14386e
style E fill:#eef4fa,stroke:#14386e
style F fill:#edf7f3,stroke:#3f7d66
Fehlt eine dieser Voraussetzungen, kann die digitale Bereitstellung unzureichend sein. Die Grafik ersetzt deshalb nicht die Prüfung des einzelnen Portals, sondern zeigt nur den wesentlichen Ablauf.
Merksatz
Nicht der elektronische Versand ist entscheidend. Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer vielmehr die digitale Verfügungsmöglichkeit über eine lesbare, dauerhaft verfügbare und unveränderbare Abrechnung verschaffen.
Was hat das Bundesarbeitsgericht entschieden?
Das Bundesarbeitsgericht hat seine Entscheidung am 28. Januar 2025 getroffen. Danach ist der Anspruch auf Erteilung einer Entgeltabrechnung eine Holschuld. Der Arbeitgeber kann deshalb eine geeignete elektronische Ausgabestelle einrichten.
Kein Zugang nach § 130 BGB
Ein Zugang nach § 130 Abs. 1 BGB ist nicht erforderlich. Die Abrechnung ist eine Wissenserklärung und keine Willenserklärung. Der Arbeitnehmer muss der Nutzung des digitalen Mitarbeiterpostfachs daher grundsätzlich nicht individuell zustimmen.
BAG, Urteil vom 28.01.2025 – 9 AZR 48/24
Kernaussage: Ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach kann den Anspruch auf Erteilung einer Entgeltabrechnung erfüllen. Entscheidend ist die digitale Verfügungsmöglichkeit über ein Dokument in Textform.
Im entschiedenen Fall stellte der Arbeitgeber die Entgeltabrechnungen in einem persönlichen, passwortgeschützten Mitarbeiterpostfach bereit. Die Beschäftigten konnten die Dokumente mindestens zwölf Monate abrufen, speichern oder ausdrucken. Wer privat keinen Zugriff hatte, sollte die Unterlagen im Betrieb einsehen und ausdrucken können.
Das BAG sah darin grundsätzlich eine geeignete elektronische Ausgabestelle. Die individuelle Zustimmung der Arbeitnehmerin war nicht erforderlich. Die amtliche Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts stellt zugleich klar, dass § 130 Abs. 1 BGB auf die Erteilung der Entgeltabrechnung nicht anzuwenden ist.
Das BAG konnte den Rechtsstreit trotzdem nicht abschließend entscheiden. Es war noch zu klären, ob der Konzernbetriebsrat für die Vereinbarung über das Mitarbeiterpostfach zuständig war. Deshalb wurde die Sache an das Landesarbeitsgericht zurückverwiesen.
Was gilt für das Urteil des LAG Hamm?
Das LAG Hamm hatte 2021 noch angenommen, die Abrechnung müsse entsprechend § 130 BGB in den Machtbereich des Arbeitnehmers gelangen. Bei einem elektronischen Portal sollte dafür grundsätzlich eine ausdrückliche oder konkludente Zustimmung erforderlich sein.
Durch das BAG überholt
Diese zentrale Begründung entspricht nicht mehr der aktuellen Rechtsprechung des BAG. Das Urteil vom 23. September 2021 – 2 Sa 179/21 kann daher nur noch als frühere Auffassung dargestellt werden. Für die gegenwärtige Rechtslage ist die Entscheidung des BAG vom 28. Januar 2025 maßgeblich.
Wichtig für die Praxis
Aus dem BAG-Urteil folgt nicht, dass jedes gewöhnliche Online-Portal genügt. Der Arbeitgeber muss ein System verwenden, das die Anforderungen der Textform erfüllt und den berechtigten Interessen der Beschäftigten Rechnung trägt.
Wann muss der Betriebsrat beteiligt werden?
Besteht ein Betriebsrat, kann die Einführung oder Erweiterung eines digitalen Mitarbeiterpostfachs mitbestimmungspflichtig sein. Das gilt, wenn die technische Einrichtung objektiv geeignet ist, Verhaltens- oder Leistungsinformationen der Arbeitnehmer zu erheben und aufzuzeichnen.
Mitbestimmung im BAG-Fall
Im BAG-Fall war das Mitarbeiterpostfach mit dem Personalabrechnungssystem verbunden. Deshalb musste noch geklärt werden, ob das zuständige Betriebsratsgremium der Einführung wirksam zugestimmt hatte. Für Arbeitgeber reicht es daher nicht aus, nur die technischen Anforderungen des Portals zu prüfen.
§
Gesetzliche Grundlage
§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG – Mitbestimmung
Auszug aus Absatz 1 Nr. 6: Der Betriebsrat hat mitzubestimmen bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.
Was ist beim Datenschutz zu beachten?
Entgeltabrechnungen enthalten regelmäßig sensible Beschäftigtendaten. Der Zugriff muss deshalb wirksam geschützt sein. Bei externen Portalanbietern sind außerdem die Anforderungen an eine Auftragsverarbeitung zu prüfen.
Eigenständige Datenschutzprüfung
Die Einhaltung der Textform beantwortet nicht automatisch jede Datenschutzfrage. Zugriffsschutz, Berechtigungskonzept, Übertragung, Speicherdauer und Löschung müssen gesondert betrachtet werden.
Merksatz
Textform, Datenschutz und Mitbestimmung sind drei verschiedene Prüfungsebenen. Ein technisch geeigneter Datenträger ersetzt weder den Datenschutz noch eine erforderliche Beteiligung des Betriebsrats.
Was können Arbeitnehmer bei Fehlern verlangen?
Eine unrichtige Abrechnung führt nicht in jedem Fall zu einem isolierten Anspruch auf Berichtigung. Zunächst ist zu unterscheiden, ob die Abrechnung selbst falsch ist, das zugrunde liegende Arbeitsentgelt nicht vollständig gezahlt wurde oder eine steuer- beziehungsweise sozialversicherungsrechtliche Meldung betroffen ist.
Wann eine Lohnklage notwendig ist
Ist das Entgelt nicht oder nicht vollständig gezahlt, führt eine Klage auf Abrechnung allein regelmäßig nicht zum wirtschaftlichen Ziel. Dann kann eine Lohnklage notwendig sein. Welcher Rechtsweg und welcher Antrag richtig sind, hängt vom konkreten Streitgegenstand ab.
Beratung zur elektronischen Entgeltabrechnung
Ich prüfe für Arbeitnehmer und Arbeitgeber, ob eine Entgeltabrechnung ordnungsgemäß erteilt wurde und welche Ansprüche tatsächlich verfolgt werden sollten. Als Fachanwalt für Arbeitsrecht in Berlin berate ich auch bei Streit über Arbeitslohn, digitale Mitarbeiterpostfächer und Beteiligungsrechte des Betriebsrats.
FAQ - häufige Fragen zur elektronischen Lohnabrechnung
Ist eine monatliche Lohnabrechnung für den Arbeitgeber Pflicht?
Nicht in jedem Fall. Nach § 108 GewO ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts grundsätzlich eine Abrechnung zu erteilen. Eine weitere Abrechnung kann entbehrlich sein, wenn sich gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung keine maßgeblichen Angaben geändert haben. Allein ein unverändertes Bruttogehalt reicht für diese Beurteilung nicht aus.
Darf die Lohnabrechnung nur in einem Online-Portal stehen?
Ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach kann nach dem BAG grundsätzlich genügen. Das System muss insbesondere eine dauerhafte und unveränderte Wiedergabe sowie das Speichern oder Ausdrucken ermöglichen. Beschäftigte ohne privaten Online-Zugang müssen eine zumutbare Zugriffsmöglichkeit erhalten.
Muss der Arbeitnehmer der digitalen Abrechnung zustimmen?
Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 28. Januar 2025 – 9 AZR 48/24 – ist eine individuelle Zustimmung grundsätzlich nicht erforderlich. Besteht ein Betriebsrat, können Einführung und Anwendung des Systems jedoch mitbestimmungspflichtig sein.
Kann man auf Berichtigung einer falschen Lohnabrechnung klagen?
Dies hängt vom konkreten Fehler ab. Zu unterscheiden ist zwischen einer unrichtigen Entgeltabrechnung, einer zu niedrigen Zahlung sowie fehlerhaften steuer- oder sozialversicherungsrechtlichen Meldungen. Nicht jeder Abrechnungsfehler begründet einen isolierten Berichtigungsanspruch; auch Rechtsweg und Antrag richten sich nach dem Streitgegenstand.
Muss die Gegenseite meine Anwaltskosten tragen, wenn ich vor dem Arbeitsgericht gewinne?
Im Urteilsverfahren des ersten Rechtszugs vor dem Arbeitsgericht besteht nach § 12a Abs. 1 ArbGG grundsätzlich kein Anspruch auf Erstattung der eigenen Rechtsanwaltskosten durch die Gegenseite. Für Berufungs- und Revisionsverfahren gilt dieser besondere Ausschluss nicht in gleicher Weise.
Muss die Lohnabrechnung schriftlich erfolgen?
Nein. § 108 GewO verlangt Textform und keine eigenhändig unterschriebene Urkunde. Die Abrechnung muss lesbar sein, den Arbeitgeber erkennen lassen und auf einem dauerhaften Datenträger bereitgestellt werden. Ein PDF kann diese Voraussetzungen regelmäßig erfüllen.
Welchen Inhalt muss die Lohnabrechnung haben?
Die Abrechnung muss mindestens den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts ausweisen. Dazu gehören insbesondere Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Abzüge, Abschlagszahlungen und Vorschüsse. Weitere Pflichtangaben ergeben sich aus der Entgeltbescheinigungsverordnung.
Rechtsanwalt Andreas Martin