Resturlaub – Anspruch, Verfall und rechtliche Grundlagen

Beim Arbeitsrecht von A bis Z geht es heute um das Thema "Resturlaub".

Resturlaub entsteht, wenn ein Arbeitnehmer seinen ihm zustehenden Jahresurlaub ganz oder teilweise nicht innerhalb des Urlaubsjahres nimmt. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind die Fragen nach Übertragbarkeit, Verfall, Nachholung und Abgeltung besonders relevant.

Verfall und Verjährung von Resturlaub

Gerade beim möglichen Verfall des Urlaubs zum Jahresende und zum 31.03. des Folgejahres bestehen große Unsicherheiten. Oft glauben Arbeitnehmer auch, dass die Verjährung von Urlaubs in der Praxis eine große Rollen spielt, was nur selten der Fall ist. Darüber hinaus spielen Fragen zum Urlaub beim Ausscheiden nach einer Kündigung in der Praxis eine große Rolle.

rechtliche Informationen zum Thema des restlichen Urlaubs

In diesem Artikel finden Sie die wichtigsten Regeln, berechnungsnahe Beispiele und Handlungsempfehlungen aus arbeitsrechtlicher Sicht.

Der gesetzliche Urlaubsanspruch entsteht pro Kalenderjahr und ist im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Ein voller Anspruch entsteht dabei erst nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses (Wartezeit).

Mindesturlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt vier Wochen pro Kalenderjahr, unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer in Vollzeit oder Teilzeit beschäftigt ist. Bei der gängigen Fünf-Tage-Woche entspricht dies 20 Arbeitstagen.

Ausscheiden in der 2. Jahreshälfte

Wird während des Kalenderjahres ein- oder ausgetreten, muss der Anspruch anteilig (zwölf für jeden vollen Monat des Bestehens) berechnet werden. Achtung: Scheidet ein Arbeitnehmer nach Erfüllung der Wartezeit in der zweiten Jahreshälfte (nach dem 30. Juni) aus, hat er Anspruch auf den vollen gesetzlichen Mindesturlaub.

Sonderurlaub

Im Arbeitsvertrag wird oft ein Sonderurlaub vereinbart. Dieser Mehrurlaub wird vom Arbeitgeber freiwillig gewährt und der Arbeitgeber kann arbeitsvertraglich auch bestimmten, was geschieht, wenn der Arbeitnehmer nach erfüllter Wartezeit in der 2. Jahreshälfte ausscheidet. Er muss auch keine Abgeltung des Sonderurlaubs vornehmen, wenn dies so im Arbeitsvertrag geregelt ist.

Teilzeitarbeit

Für Teilzeitkräfte mit weniger als fünf Arbeitstagen pro Woche ist der Anspruch entsprechend ihrer regelmäßigen Arbeitstage zu ermitteln. Dabei spielt auch der gesetzliche Mindesturlaub für Arbeitnehmer eine wichtige Rolle als Grundlage jeder Urlaubsberechnung.

Wichtig in der Praxis:

• Der volle Anspruch setzt die sechsmonatige Wartezeit voraus.
• Krankheit während des Urlaubs unterbricht diesen nicht, wenn sie durch ärztliches Attest nachgewiesen wird. Die Krankheitstage werden dann nicht als Urlaubstage gezählt.
• Gesetzliche Feiertage innerhalb des Urlaubszeitraums gelten nicht als Urlaubstage.
• Urlaub muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur in Ausnahmefällen (z. B. bei Krankheit) möglich und muss bis zum 31. März genommen werden.

Der Urlaubsanspruch erlischt mit seiner ordnungsgemäßen Erfüllung durch den Arbeitgeber (gemäß § 362 Abs. 1 BGB). Dies setzt voraus, dass die Gewährung von Urlaub im rechtlichen Sinne tatsächlich stattgefunden hat.

Voraussetzungen für eine wirksame Erfüllung

Damit der Urlaubsanspruch als erfüllt gilt, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Es muss zum Zeitpunkt des Urlaubs überhaupt eine Arbeitspflicht bestehen
• Der Urlaub muss entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gewährt werden
• Die Freistellung muss tatsächlich der Erholung dienen können

Was keine Erfüllung darstellt

In der Praxis treten häufig Fälle auf, die keine wirksame Erfüllung des Urlaubsanspruchs darstellen:

• Die Aufteilung des Urlaubs in halbe Tage oder gar Stunden (entgegen den Bestimmungen des § 7 BUrlG)
• Einseitige Verrechnung von Fehltagen des Arbeitnehmers als "Urlaubstage"
• Unzulässige Abgeltung des Urlaubs während des bestehenden Arbeitsverhältnisses
• Vereinbarungen zu "unbezahltem Urlaub" bei Auftragsmangel (diese sind unwirksam)

Urlaubsstörungen und Beweislast

Treten während des Urlaubs störende Umstände auf, wie eine Erkrankung oder behördlich angeordnete Quarantäne, gelten besondere Regelungen:

• Bei Erkrankung werden die betroffenen Tage nach § 9 BUrlG nicht auf den Urlaub angerechnet
• Bei behördlich angeordneter Quarantäne werden die Tage der Absonderung nach § 59 Abs. 1 IfSG unter bestimmten Voraussetzungen nicht auf den Jahresurlaub angerechnet

Die Beweislast für die wirksame Erfüllung des Urlaubsanspruchs trägt im Streitfall der Arbeitgeber. Er muss nachweisen, dass er den Urlaub ordnungsgemäß gewährt hat und die entsprechende Erklärung dem Arbeitnehmer auch zugegangen ist.

Unwirksame Freistellungen

Besondere Vorsicht ist bei Freistellungen im Zusammenhang mit beabsichtigten Kündigungen geboten: Stellt der Arbeitgeber einen Mitarbeiter unter Anrechnung von Urlaub frei, spricht dann aber doch keine Kündigung aus, wird die Urlaubsgewährung hinfällig. Der Arbeitnehmer kann seinen Urlaubsanspruch in diesem Fall weiterhin geltend machen. In solchen Fällen sollten die Regeln zur Freistellung nach Kündigung genau beachtet werden.

Grundsätzlich ist Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Eine Übertragung in das Folgejahr ist möglich, wenn sachliche Gründe vorliegen oder Arbeitgeber und Arbeitnehmer dies vereinbaren. Häufige Gründe in der Praxis sind betriebliche Erfordernisse oder krankheitsbedingte Unfähigkeit des Arbeitnehmers, Urlaub zu nehmen.

Wichtig zu beachten:

• Eine pauschale Verjährung ohne Hinweis des Arbeitgebers kann im Streit unangemessen sein.
• Arbeitgeber müssen Beschäftigte schriftlich informieren, wenn Resturlaub besteht, und eine Frist zur Urlaubsnahme setzen.
• Kann der Arbeitnehmer wegen länger andauernder Arbeitsunfähigkeit seinen Urlaub nicht mehr nehmen, bleibt der Anspruch erhalten und kann nach dem Ende der Arbeitsunfähigkeit genommen oder ausgezahlt werden.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer hat am Jahresende noch fünf Urlaubstage offen. Nach dem Bundesurlaubsgesetz können Arbeitnehmer und Arbeitgeber zwar vereinbaren, dass diese Tage bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden. Rein rechtlich genügt dies aber nicht für einen automatischen Verfall. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer ausdrücklich auffordern, den Resturlaub rechtzeitig zu beantragen, und ihn klar darüber belehren, dass die Tage andernfalls verfallen können. Erst wenn der Arbeitgeber dieser Mitwirkungspflicht nachkommt und der Arbeitnehmer den Urlaub trotzdem nicht nimmt, tritt tatsächlich ein Verlust ein.

Vorlagen nutzen

Für die rechtzeitige Beantragung bieten viele Unternehmen standardisierte Vorlagen für Urlaubsanträge an.

Eine Urlaubsabgeltung kommt nur in Betracht, wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist. Innerhalb eines bestehenden Arbeitsverhältnisses ist eine finanzielle Abgeltung nicht zulässig, da der Urlaub dem Zweck der Erholung dient.

Resturlaubsabgeltung nach einer Kündigung

Wird das Arbeitsverhältnis beendet und bestehen noch offene Urlaubstage, sind diese abzugelten. Maßgeblich ist der durchschnittliche Arbeitsverdienst der letzten drei Monate vor der Beendigung. Für die Berechnung wird dabei auf die regelmäßige Arbeitszeit abgestellt (5-Tage-Woche: Division durch 65, 6-Tage-Woche: Division durch 78). Das Ergebnis ist der Tagesverdienst, der mit den offenen Urlaubstagen zu multiplizieren ist.

Anspruchsübergang beim Bezug von ALG I

Wichtig: Erfolgt die Urlaubsabgeltung unmittelbar vor dem Bezug von Arbeitslosengeld I, geht der Urlaubsanspruch auf die Agentur für Arbeit über. Das Arbeitslosengeld ruht für die Zeit des abgegoltenen Urlaubs. Arbeitnehmer erhalten in dieser Zeit kein Arbeitslosengeld, sondern nur die Abgeltungszahlung vom Arbeitgeber.

Praxistipp

• Bei der Beendigung stets die Resturlaubstage genau prüfen.
• Berechnung der Abgeltung transparent dokumentieren.
• Auf mögliche Wechselwirkungen mit dem Arbeitslosengeld achten.

Bei Urlaubsansprüchen spielen Ausschlussfristen eine wichtige Rolle, wobei zwischen dem Urlaubsanspruch selbst und dem Abgeltungsanspruch unterschieden werden muss:

Gesetzlicher Mindesturlaub

Für den gesetzlichen Mindesturlaub dürfen keine Ausschlussfristen vereinbart werden, die den Arbeitnehmer zwingen, seinen Urlaubsanspruch früher geltend zu machen als nach § 7 Abs. 3 BUrlG vorgesehen. Das Bundesurlaubsgesetz schützt mit § 13 BUrlG den Arbeitnehmer vor einer Verkürzung seiner Rechte.

Urlaubsabgeltungsanspruch

Anders verhält es sich beim Urlaubsabgeltungsanspruch, der entsteht, wenn das Arbeitsverhältnis endet und noch Resturlaubsansprüche bestehen, denn dieser Anspruch ist ein reiner Geldanspruch:

• Der Urlaubsabgeltungsanspruch gilt nach aktueller Rechtsprechung als reiner Geldanspruch
• Er unterliegt sowohl tarifvertraglichen als auch arbeitsvertraglichen Ausschlussfristen
• Die Fälligkeit des Abgeltungsanspruchs tritt in der Regel mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein
• Bei arbeitgeberseitiger Kündigung ist der Abgeltungsanspruch mit Ablauf der Kündigungsfrist fällig

Wichtig für Arbeitnehmer

Wer nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses Urlaubsabgeltung fordert, muss unbedingt etwaige Ausschlussfristen beachten. Diese können in Tarifverträgen oder Arbeitsverträgen festgelegt sein und sind oft sehr kurz (teilweise nur 2-3 Monate/ beim Arbeitsvertrag - minimal 3 Monate). Nach Ablauf dieser Fristen kann der Anspruch verfallen.

Besondere Situationen

Eine Kündigungsschutzklage beinhaltet nicht automatisch auch die Geltendmachung eines Urlaubsabgeltungsanspruchs, denn der Anspruch muss separat und ausdrücklich schriftlich geltend gemacht werden. Bei Streitigkeiten über die Wirksamkeit einer Kündigung sollte der Arbeitnehmer den Abgeltungsanspruch vorsorglich innerhalb der Ausschlussfrist anmelden.

Rechtsprechung zum Verfall

Diese Regelungen wurden vom Bundesarbeitsgericht bestätigt und entsprechen auch der europäischen Rechtsprechung, wonach die Anwendbarkeit von tariflichen Ausschlussfristen auf den Urlaubsabgeltungsanspruch mit Art. 7 der Arbeitszeitrichtlinie vereinbar ist.

Neben Ausschlussfristen spielt auch die gesetzliche Verjährung manchmal eine Rolle bei Urlaubsansprüchen. Die rechtliche Situation hat sich durch wegweisende Urteile des EuGH und des Bundesarbeitsgerichts in den letzten Jahren erheblich geändert:

Grundsätzliche Verjährungsfrist

Die regelmäßige Verjährungsfrist für Urlaubsansprüche beträgt nach § 195 BGB drei Jahre. Diese Frist beginnt grundsätzlich am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis erlangt hat (§ 199 Abs. 1 BGB).

Besonderheit: Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitgebers

Die Rechtsprechung hat einen besonderen Schutz für Arbeitnehmer etabliert. Kommt der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten bezüglich der Gewährung von Urlaub nicht nach (insbesondere der Pflicht, den Arbeitnehmer zu informieren und zur Urlaubsnahme aufzufordern), so verfällt der Urlaubsanspruch am 31. Dezember des Urlaubsjahres nicht.

EuGH- Entscheidung

Der EuGH hat in einer wegweisenden Entscheidung klargestellt, dass der Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub auch nach Ablauf der dreijährigen Verjährungsfrist nicht verfallen kann, wenn der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten nicht nachgekommen ist. Das Bundesarbeitsgericht ist dieser Rechtsprechung gefolgt und hat entschieden, dass die europarechtlichen Vorgaben einen "anderen Verjährungsbeginn" im Sinne des § 199 Abs. 1 Nr. 1 BGB bedingen.

Kumulierung von Urlaubsansprüchen

In der Praxis bedeutet dies: Erfüllt der Arbeitgeber seine Mitwirkungspflichten nicht, können sich Urlaubsansprüche über mehrere Jahre kumulieren. Der nicht verfallene Urlaub aus dem Vorjahr tritt zu dem Urlaubsanspruch hinzu, der am 1. Januar des Folgejahres entsteht. Kommt der Arbeitgeber seinen Obliegenheiten auch in den Folgejahren nicht nach, kann er sich später nicht auf die Einrede der Verjährung berufen.

Verjährung des Urlaubsabgeltungsanspruchs

Der Anspruch auf Abgeltung nicht genommenen Urlaubs entsteht mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses und verjährt dann nach der regulären Dreijahresfrist des § 195 BGB. Der Verjährungsbeginn ist hierbei in der Regel das Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis geendet hat.

Bei der Berechnung von Urlaubsansprüchen ist zunächst zu unterscheiden zwischen dem gesetzlichen Mindesturlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz und einem zusätzlichen (übergesetzlichen) oder vertraglich gewährten Sonderurlaub.

• Gesetzlicher Mindesturlaub: Hier gelten die strengen Regeln des Bundesurlaubsgesetzes. Eine anteilige Berechnung findet grundsätzlich nur im Eintritts- oder Austrittsjahr statt, und zwar vor Ablauf der Wartezeit oder wenn der Arbeitnehmer in der ersten Jahreshälfte ausscheidet. Scheidet der Arbeitnehmer nach erfüllter Wartezeit in der zweiten Jahreshälfte aus, entsteht der volle gesetzliche Urlaubsanspruch.

• Übergesetzlicher oder vertraglicher Sonderurlaub: Gewährt der Arbeitgeber zusätzliche Urlaubstage über den gesetzlichen Anspruch hinaus, kann er im Arbeitsvertrag ausdrücklich festlegen, wie diese Tage zu behandeln sind. Er kann etwa bestimmen, dass beim Ausscheiden in der zweiten Jahreshälfte kein voller Anspruch entsteht oder dass keine Abgeltung für Sonderurlaub erfolgt. Ohne eine ausdrückliche Regelung gilt im Zweifel dieselbe Behandlung wie beim gesetzlichen Urlaub.

Beispiele:

• Arbeitnehmer hat bei 20 Tagen gesetzlichen Urlaub im Jahr am Jahresende noch 8 Tage offen → diese sind abzugelten, wenn das Arbeitsverhältnis endet.
• Eintritt am 1. April: Der gesetzliche Anspruch entsteht anteilig (2/3 des Jahresurlaubs).
• Ausscheiden am 30. September nach erfüllter Wartezeit: Der volle gesetzliche Mindesturlaub wird fällig; beim Sonderurlaub kann eine abweichende Regelung greifen, sofern vertraglich vereinbart.

In der Praxis treten häufig besondere Konstellationen auf, die bei der Behandlung von Urlaubsansprüchen berücksichtigt werden müssen.

Teilzeitbeschäftigte

Die Anzahl der Urlaubstage hängt nicht von der Stundenzahl, sondern allein von den Arbeitstagen pro Woche ab. Auch Teilzeitkräfte haben Anspruch auf mindestens vier Wochen Urlaub. Beispiel: Wer an drei Tagen pro Woche arbeitet, hat bei vier Wochen Mindesturlaub Anspruch auf 12 Urlaubstage.

Bei der Abgeltung gilt dieselbe Berechnung wie bei Vollzeitkräften: maßgeblich ist der Durchschnittsverdienst der letzten drei Monate, geteilt durch den entsprechenden Divisor (65 bei 5-Tage-Woche, 78 bei 6-Tage-Woche).

Beispielrechnung: Eine Teilzeitkraft arbeitet an drei Tagen pro Woche und verdient in den letzten drei Monaten vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses durchschnittlich 2.400 € brutto pro Monat.

• Monatsverdienst: 2.400 € × 3 = 7.200 € Gesamtverdienst
• Tagesverdienst (bei 3-Tage-Woche → Berechnungsdivisor 39): 7.200 € ÷ 39 = 184,62 €
• Offene 5 Urlaubstage × 184,62 € = 923,10 € Urlaubsabgeltung

Langzeiterkrankung

Ist der Arbeitnehmer langfristig arbeitsunfähig, verfällt der Urlaub nicht, da er nicht genommen werden kann. Eine Belehrung durch den Arbeitgeber ändert daran nichts. Scheidet der Arbeitnehmer später aus, entsteht regelmäßig ein Anspruch auf Urlaubsabgeltung, der je nach Dauer der Erkrankung sehr hoch ausfallen kann.

Betriebsbedingte Verhinderung

Kann der Arbeitnehmer seinen Urlaub wegen dringender betrieblicher Gründe nicht nehmen, wird der Anspruch automatisch ins Folgejahr übertragen. Ein Verfall ist ausgeschlossen, solange die Verhinderung fortbesteht. Auch eine Belehrung des Arbeitgebers führt hier nicht zum Verlust der Urlaubstage.

Für Arbeitgeber:

• Urlaubsansprüche laufend dokumentieren.
• Mitarbeiter rechtzeitig schriftlich auf Resturlaub hinweisen und zur Urlaubsnahme auffordern.
• Fristen zur Urlaubsnahme oder Übertragung setzen.

Für Arbeitnehmer:

• Resturlaub notieren und rechtzeitig beantragen.
• Bei krankheitsbedingter Nichtnahme Belege aufbewahren.
• Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Abgeltung prüfen und Einforderung dokumentieren.

Kurze Checkliste:

• Liegt Resturlaub vor? → ja/nein
• Wurde Beschäftigter informiert? → ja/nein
• Wurde Frist zur Einholung gesetzt? → ja/nein
• Bei Kündigung: Abgeltung berechnen und fordern

Für Mandanten aus Berlin biete ich als Anwalt für das Arbeitsrecht in Berlin Beratungstermine an — sowohl auf Deutsch als auch in englischer Sprache. Kontaktieren Sie die Kanzlei bei Fragen zu Resturlaub, Abgeltung oder Urlaubsverplanung.

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As an employment lawyer in Berlin with extensive experience in labor law, I also offer consultation in English.