Abmahnung im Arbeitsrecht: Was tun?

Mit einer Abmahnung beanstandet der Arbeitgeber eine Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten. Er beschreibt, was der Arbeitnehmer falsch gemacht haben soll, verlangt für die Zukunft ein vertragsgerechtes Verhalten und warnt vor einer Kündigung im Wiederholungsfall.

Abmahnung erhalten – nicht vorschnell reagieren

Arbeitnehmer wollen sich gegen einen aus ihrer Sicht falschen Vorwurf oft sofort verteidigen. In der Privatwirtschaft ist dies in der Regel nicht die beste Reaktion. Eine unüberlegte Entschuldigung, ein Schuldeingeständnis oder eine ausführliche Gegendarstellung kann dem Arbeitgeber Informationen liefern, die ihm bislang fehlen.

Entscheidend sind Inhalt und Taktik

Viele Abmahnungen sind zu ungenau. Oft ist es so, dass der Arbeitgeber weder den Pflichtverstoß noch das erwartete richtige Verhalten hinreichend beschreibt. Ob man darauf reagiert, hängt deshalb nicht nur von der Rechtmäßigkeit, sondern vor allem von der taktischen Wirkung einer Reaktion ab.

Eine Abmahnung ist keine bloße Missfallensäußerung. Sie soll einen konkreten Verstoß gegen Pflichten aus dem Arbeitsvertrag rügen und dem Arbeitnehmer deutlich machen, dass eine Wiederholung den Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährden kann.

Abgrenzung zur Ermahnung

Eine Ermahnung beanstandet ebenfalls ein Verhalten. Ihr fehlt aber die ernsthafte Warnung vor Konsequenzen für das Arbeitsverhältnis. Nicht die Überschrift des Schreibens, sondern sein Inhalt entscheidet darüber, ob tatsächlich eine Abmahnung vorliegt.

Kein allgemeines Strafmittel

Die Abmahnung soll nicht ein vergangenes Verhalten bestrafen. Sie ist auf die Zukunft gerichtet und setzt grundsätzlich voraus, dass der Arbeitnehmer sein Verhalten ändern kann. Krankheit oder fehlende persönliche Fähigkeiten lassen sich von daher normalerweise nicht sinnvoll abmahnen.

Die Abmahnung besteht aus drei Teilen. Nur wenn man diese drei Funktionen auseinanderhält, kann man beurteilen, ob das Schreiben überhaupt als wirksame Abmahnung taugt.

1. Der konkrete Pflichtverstoß

Der Arbeitgeber muss möglichst genau beschreiben, was der Arbeitnehmer wann und wo falsch gemacht haben soll. Die Aussage, das Verhalten sei „nicht hinnehmbar“ oder der Arbeitnehmer habe „wiederholt seine Pflichten verletzt“, reicht in der Regel nicht aus.

2. Das künftig richtige Verhalten

Der Arbeitnehmer muss erkennen können, welche Vertragspflicht verletzt sein soll und wie er sich künftig richtig verhalten muss. Gerade dieser Teil fehlt in der Praxis oft oder bleibt zu unbestimmt.

3. Die Warnung für den Wiederholungsfall

Schließlich muss der Arbeitgeber klar zum Ausdruck bringen, dass bei einer Wiederholung arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung drohen. Ohne eine ernsthafte Warnung liegt regelmäßig nur eine Ermahnung vor.

Das Diagramm zeigt die Prüfungsreihenfolge: Zunächst ist der konkrete Vorwurf zu bestimmen. Danach ist zu prüfen, ob das verlangte richtige Verhalten verständlich beschrieben und schließlich eine eindeutige Warnung ausgesprochen wurde.

Gegenstand einer kündigungsrechtlich relevanten Abmahnung ist regelmäßig eine vom Arbeitnehmer beeinflussbare Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten. Die Pflicht kann sich aus dem Arbeitsvertrag, einer wirksamen Weisung oder aus Nebenpflichten des Arbeitsverhältnisses ergeben. Ob darüber hinaus ein Verschulden erforderlich ist, hängt von der betroffenen Pflicht und der Funktion ab, die der Abmahnung im konkreten Zusammenhang zukommen soll.

Häufige Pflichtverletzungen

Typische Fälle sind Verspätungen, Verstöße gegen Arbeitsanweisungen, die nicht rechtzeitige Anzeige einer Arbeitsunfähigkeit, unzulässige Privatnutzung betrieblicher Mittel oder unangemessenes Verhalten gegenüber Kollegen und Kunden. Dabei ist zu beachten, dass nicht jeder Vorwurf tatsächlich zutrifft und nicht jede Unzufriedenheit des Arbeitgebers bereits eine abmahnfähige Pflichtverletzung darstellt.

Beeinflussbarkeit und Vorwerfbarkeit unterscheiden

Eine kündigungsrechtliche Abmahnung soll eine Verhaltensänderung ermöglichen. Von daher ist bei Leistungsmängeln genau zu prüfen, ob der Arbeitnehmer nicht leisten will oder nicht leisten kann. Dabei ist zu beachten, dass Beeinflussbarkeit und Verschulden nicht in jedem rechtlichen Zusammenhang gleichzusetzen sind.

In der Theorie soll die Abmahnung dem Arbeitnehmer eine Chance geben, sein Verhalten zu ändern. In der Praxis bereitet sie aber oft eine verhaltensbedingte Kündigung vor.

Kündigung wird möglicherweise vorbereitet

Besonders aufmerksam sollte der Arbeitnehmer sein, wenn es zuvor bereits einen Konflikt gab oder ihm ein Aufhebungsvertrag beziehungsweise eine Abfindung angeboten wurde. Die mögliche Größenordnung einer Abfindung lässt sich mit dem Abfindungsrechner überschlägig einordnen. Oft ist es so, dass der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis beenden möchte, ihm für eine verhaltensbedingte Kündigung aber noch eine einschlägige Warnung fehlt.

Nicht jede Abmahnung ist vorgeschoben

Natürlich ist nicht jede Abmahnung unberechtigt oder Teil eines Kündigungsplans. Der Arbeitnehmer sollte aber verstehen, welche Funktion das Schreiben im konkreten Arbeitsverhältnis haben kann. Erst danach lässt sich sinnvoll entscheiden, ob eine Reaktion überhaupt nützt.

Für eine arbeitsrechtliche Abmahnung ist grundsätzlich keine besondere Form vorgeschrieben. Sie kann deshalb auch mündlich ausgesprochen werden. Eine Schriftformklausel im Arbeitsvertrag ändert daran in der Regel nichts, weil die Abmahnung keine Vertragsänderung ist.

Beweisprobleme bei mündlicher Abmahnung

Für den Arbeitgeber ist eine mündliche Abmahnung meist problematisch. In einem späteren Kündigungsschutzverfahren muss er darlegen und beweisen können, was genau gerügt und welche Warnung ausgesprochen wurde. Nach längerer Zeit ist dies häufig schwierig.

Unterschrift des Arbeitnehmers

Der Arbeitnehmer muss weder den Inhalt bestätigen noch ein Schuldeingeständnis unterschreiben. Wird lediglich der Erhalt quittiert, sollte die Unterschrift eindeutig auf die Empfangsbestätigung beschränkt sein.

Wer darf eine Abmahnung aussprechen?

Die Abmahnung muss nicht zwingend vom Arbeitgeber persönlich oder von einer kündigungsberechtigten Person ausgesprochen werden. Abmahnungsbefugt können auch Vorgesetzte sein, die dem Arbeitnehmer verbindliche Weisungen zu Ort, Zeit oder Art der Arbeitsleistung erteilen dürfen. Allein die Unterschrift eines Vorgesetzten macht das Schreiben deshalb nicht unwirksam.

Zugang der Abmahnung

Der Arbeitgeber muss im Streitfall darlegen und beweisen, dass die Abmahnung dem Arbeitnehmer zugegangen ist. Die bloße Aufnahme eines Schreibens in die Personalakte ersetzt den Zugang nicht.

Muss der Arbeitnehmer vorher angehört werden?

Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur vorherigen Anhörung besteht grundsätzlich nicht. Eine Anhörungspflicht kann sich aber aus einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung, dem Arbeitsvertrag oder aus besonderen Regelungen des öffentlichen Dienstes ergeben. Wird eine vorgeschriebene Anhörung unterlassen, sind ein möglicher Entfernungsanspruch und die kündigungsrechtliche Warnwirkung getrennt zu prüfen.

Eine allgemeine gesetzliche Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen muss, gibt es nicht. Das ist für die taktische Bewertung wichtig: Wird ein Mangel sofort offengelegt, kann der Arbeitgeber die Abmahnung häufig nochmals und diesmal genauer aussprechen.

Keine feste Löschfrist

Auch die oft genannten zwei oder drei Jahre sind keine starre Löschfrist. Ob eine ältere Abmahnung noch Bedeutung hat, hängt unter anderem vom Pflichtverstoß, dem weiteren Verlauf des Arbeitsverhältnisses und einem möglichen späteren Wiederholungsfall ab.

Der erste Schritt ist nicht eine lange Antwort, sondern die Sicherung der eigenen Position. Der Arbeitnehmer sollte die Abmahnung aufbewahren, den tatsächlichen Ablauf für sich notieren und vorhandene E-Mails, Dienstpläne oder andere Beweismittel sichern.

Regelfall in der Privatwirtschaft: nichts tun

In der Privatwirtschaft ist der beste Rat in der Regel, zunächst nichts nach außen zu unternehmen. Das erscheint vielen Arbeitnehmern unbefriedigend. Taktisch kann es aber vorteilhaft sein, wenn der Arbeitgeber seine ungenaue oder fehlerhafte Abmahnung nicht mithilfe des Arbeitnehmers verbessert.

Keine Entschuldigung und kein Schuldeingeständnis

Wer den behaupteten Sachverhalt bestätigt oder sich dafür entschuldigt, kann seine Verteidigung in einem späteren Verfahren erschweren. Schweigen bedeutet dagegen grundsätzlich nicht, dass der Arbeitnehmer den Vorwurf anerkennt.

Kurze Gegendarstellung kann sinnvoll sein

Eine kurze Gegendarstellung kommt in Betracht, wenn der Arbeitnehmer einen entscheidenden tatsächlichen Punkt klarstellen möchte. Sie sollte sich auf überprüfbare Tatsachen beschränken. Formelle oder inhaltliche Mängel der Abmahnung – etwa die fehlende Beschreibung des richtigen Verhaltens – sollten darin nicht für den Arbeitgeber aufbereitet werden.

Eine unberechtigte Abmahnung kann grundsätzlich aus der Personalakte entfernt werden. Daraus folgt aber nicht, dass eine Entfernungsklage immer sinnvoll ist. Man muss zwischen dem rechtlichen Anspruch und der taktisch richtigen Entscheidung unterscheiden.

Warum eine Klage oft wenig bringt

Im Prozess erfährt der Arbeitgeber, welche Tatsachen nicht beweisbar oder welche Bestandteile seiner Abmahnung fehlerhaft sind. Da für den Ausspruch einer Abmahnung keine kurze gesetzliche Frist gilt, kann er den Vorwurf danach häufig erneut und in verbesserter Form abmahnen.

Wichtige Ausnahme: öffentlicher Dienst

Im öffentlichen Dienst kann die Personalakte für das weitere berufliche Fortkommen besondere Bedeutung haben und bei einem Stellenwechsel weitergegeben werden. Von daher kann eine Entfernungsklage dort eher sinnvoll sein. Dies muss anhand des konkreten Beschäftigungsverhältnisses und der Folgen des Eintrags geprüft werden.

Privatwirtschaft bleibt eine Einzelfallprüfung

Auch dort kann eine Klage ausnahmsweise angezeigt sein, etwa bei gravierenden falschen Vorwürfen und konkreten Nachteilen. Der Ausgangspunkt bleibt jedoch: Nicht jede unberechtigte Abmahnung muss sofort gerichtlich angegriffen werden.

Ja. Spricht der Arbeitgeber später eine verhaltensbedingte Kündigung aus und stützt sich auf die Abmahnung, kann der Arbeitnehmer deren Berechtigung im Kündigungsschutzverfahren bestreiten. Er verliert diesen Einwand grundsätzlich nicht dadurch, dass er zuvor geschwiegen hat.

Beweislast bleibt beim Arbeitgeber

Der Arbeitgeber muss den zugrunde liegenden Pflichtverstoß darlegen und im Streitfall beweisen. Oft ist es so, dass dies nach Monaten oder Jahren schwieriger wird, weil Erinnerungen verblassen oder Zeugen nicht mehr zur Verfügung stehen.

Eine Abmahnung ist nicht immer erforderlich

Bei einer besonders schweren Pflichtverletzung kann eine vorherige Abmahnung ausnahmsweise entbehrlich sein. Umgekehrt gibt es keine starre Regel, nach der vor einer Kündigung dreimal abgemahnt werden muss. Entscheidend sind Schwere, Zusammenhang und Wiederholung des konkreten Verhaltens.

Auch bei der Vertretung von Arbeitgebern gilt: Der Arbeitgeber sollte nur einen Sachverhalt abmahnen, den er konkret beschreiben und später beweisen kann. Allgemeine Wertungen, Vermutungen und unnötige Nebenpunkte machen das Schreiben angreifbar.

Richtiges Verhalten deutlich beschreiben

Es reicht nicht, dem Arbeitnehmer lediglich mitzuteilen, was er falsch gemacht haben soll. Die Abmahnung sollte auch verständlich erklären, welche Pflicht bestand und welches Verhalten künftig erwartet wird.

Mehrere Vorwürfe besser trennen

Werden in einem einheitlichen Schreiben mehrere Pflichtverletzungen gerügt und ist auch nur einer der Vorwürfe unzutreffend oder nicht nachweisbar, kann grundsätzlich die Entfernung des gesamten Schreibens verlangt werden. Der Arbeitgeber kann anschließend eine neue Abmahnung aussprechen, die sich auf die zutreffenden Vorwürfe beschränkt. Ob ein sachlich berechtigter Teil der früheren Erklärung in einem späteren Kündigungsrechtsstreit noch Warnwirkung entfaltet, ist davon getrennt zu beurteilen.

Abmahnung kann Kündigung wegen desselben Vorfalls ausschließen

Mit einer vorbehaltlos und in Kenntnis der maßgeblichen Umstände ausgesprochenen Abmahnung bringt der Arbeitgeber regelmäßig zum Ausdruck, wegen dieses Sachverhalts noch nicht kündigen zu wollen. Der Vorfall ist damit als selbstständiger Kündigungsgrund grundsätzlich verbraucht. Anders kann es liegen, wenn später neue erhebliche Tatsachen bekannt werden oder der Arbeitgeber sich weitere Maßnahmen erkennbar vorbehalten hat. Ein Muster einer Abmahnung kann den Aufbau verdeutlichen, ersetzt aber nicht die Prüfung des konkreten Falls.

Ich prüfe für Arbeitnehmer, ob die Abmahnung die drei notwendigen Bestandteile enthält und ob eine Reaktion taktisch sinnvoll ist. Dabei rate ich nicht automatisch zu einer Gegendarstellung oder Klage. Gerade in der Privatwirtschaft kann es besser sein, einen erkannten Mangel zunächst nicht offenzulegen.

Arbeitgeber berate ich bei der Einordnung des Sachverhalts und der Formulierung einer belastbaren Abmahnung. Als Fachanwalt für Arbeitsrecht in Berlin vertrete ich Arbeitnehmer und Arbeitgeber auch bei einer späteren Kündigung oder in einem Verfahren über die Entfernung aus der Personalakte.

Persönliche Besprechungen sind nach Vereinbarung in meiner Kanzlei in Berlin-Prenzlauer Berg möglich. Die Kanzlei ist auch aus Pankow, Hohenschönhausen, Weißensee, Friedrichshain, Lichtenberg und Berlin-Mitte gut erreichbar. Einen Überblick über meine regionale Tätigkeit gibt die Seite Arbeitsrecht in Berlin.

Die Beratung zur Abmahnung und zu einer möglichen Kündigung kann in meiner Kanzlei bei Bedarf auch auf Englisch erfolgen.